Vijf overwegingen bij het kiezen van printapparatuur voor thuiswerken

Zowel werkgevers als werknemers zijn de afgelopen tijd voor grote uitdagingen geplaatst en hebben  werkmethoden moeten aanpassen aan de situatie in de maatschappij. Je zou het op het eerste gezicht misschien niet verwachten, maar printen kan een sleutelrol vervullen in dit evolutieproces.

Door de opkomst van thuiswerken zijn bedrijven gedwongen om goed na te denken over printoplossingen. Bedrijven waar printen een essentieel onderdeel vormt van het werkproces, moeten het afdrukken van documenten toegankelijk maken voor werknemers, ongeacht hun locatie.

Organisaties proberen hun werknemers in deze uitdagende tijden op zoveel mogelijk fronten te  ondersteunen. Het is zowel voor het bedrijf, als het personeel van het grootste belang dat er gewerkt kan worden met apparatuur die ‘werken op afstand’ mogelijk maakt en eenvoudig   geïntegreerd kan worden in thuisnetwerken.   

Als je verantwoordelijk bent voor het kiezen van IT-apparatuur binnen de organisatie, is het goed om te weten welke belangrijke zaken in overweging genomen moeten worden bij het aanschaffen van printers voor werknemers die vanuit huis werken.

Brother zet de vijf belangrijkste punten hieronder overzichtelijk op een rijtje:  

1. Eenvoud: de gemiddelde werknemer is geen IT-expert, dus het verminderen van de complexiteit van installatie, probleemoplossing en het onderhoud van de printer heeft een hoge prioriteit. Hoe eenvoudiger en gebruiksvriendelijker de printapparatuur, des te minder tijd er verloren gaat aan telefonische ondersteuning en oponthoud door apparaten die niet werken. Door een simpele printoplossing te bieden, kunnen thuiswerkers zich volledig concentreren op hun core business en gewoon doorgaan met hun dagelijkse werkzaamheden.
   Mensen die vanuit huis werken zitten niet altijd standaard achter hun laptop. Daarom is het van belang dat er apps voor smartphones en tablets beschikbaar zijn, om printtaken eenvoudig en efficiënt af te handelen. 
   

2. Ruimte: voordat de 1,5 meter regel in acht genomen moest worden, was het effectief benutten van kantoorruimte al een belangrijk issue voor bedrijven. Maar nu mensen hun logeerkamers en keukentafels als werkruimte gebruiken, is het kiezen voor compacte, ruimtebesparende printers urgenter dan ooit.
   Als bedrijven overwegen om te investeren in printapparatuur voor externe werknemers, dan is het belangrijk om te beseffen dat thuiswerkers niet per se een printer met hoge specificaties nodig hebben. De beschikbare ruimte is in thuiskantoren meestal beperkt, dus in veel gevallen zullen compacte apparaten met een kleine footprint beter geschikt zijn om de beschikbare ruimte optimaal te benutten.
   Naarmate bedrijven zaken rond werken op afstand verbeteren, zoals de verbinding, het samenwerken en de beveiliging, zullen gebruikers over de hele linie verbeteringen verwachten. Dit betekent dat personeel thuis zoveel mogelijk de beschikking wil hebben over dezelfde  mogelijkheden die op het kantoor beschikbaar zijn. Het is echter belangrijk dat de beperkte ruimte binnen thuiskantoren in evenwicht is met de functionaliteiten die gebruikers verwachten van hun apparatuur. Het zal op korte termijn wat meer tijd en inspanning kosten om de juiste balans te vinden en gebruikers bewust te maken van de keuzes en mogelijke beperkingen, maar het levert op de lange termijn veel voordeel op en een hogere tevredenheid bij gebruikers. 
   
   
3. Duurzaamheid: duurzaamheid wordt steeds belangrijker. Zowel bedrijven als het personeel zijn zich steeds meer bewust van de directe impact die ze hebben op het milieu. Daarnaast wil de consument meer dan ooit producten kopen van bedrijven die werken met duurzame processen¹. Het is tevens bekend dat mensen die op zoek zijn naar een baan, werkgevers prefereren die duurzaamheid serieus nemen².
   Uit een recent onderzoek uitgevoerd door Brother³ is gebleken dat bedrijven de duurzaamheid van printers normaal gesproken alleen evalueren tijdens het operationele deel van hun levenscyclus. Dit komt omdat er dan zichtbare kosten worden gemaakt, zoals uitgaven voor verbruiksartikelen en stroomverbruik
   Organisaties zouden zich echter moeten beseffen dat een bredere kijk op milieu vriendelijk ondernemen (MVO) de kosten juist kan verlagen. De sleutel tot het maken van een echt verschil begint ermee om in elke fase van de levenscyclus rekening te houden met duurzaamheid. Dit omvat ook de apparaten die zich in het thuiskantoor van werknemers bevinden. Bedrijven moeten er op toezien dat de apparatuur die wordt aangeboden, in verhouding staat tot het werk dat wordt uitgevoerd.
   Maar sta ook eens stil bij de volgende punten: is de printer duurzaam ingekocht? Biedt mijn leverancier gratis inzameling en recycling van tonercartridges? En wordt het apparaat na gebruik afgevoerd volgens de  EU-richtlijn?
   
   

4. Beveiliging: elk bedrijf zegt dat het beveiligen van gegevens topprioriteit is. De nadruk ligt hierbij op het beschermen van servers, computers en databases, maar men vergeet vaak dat printers net zo veilig moeten zijn als de andere apparaten in het netwerk.
   Aangezien thuisnetwerken meestal niet over hetzelfde beveiligingsniveau beschikken als het bedrijfsnetwerk, is het belangrijk om er zeker van te zijn dat er via thuiskantoren niet ongemerkt een achterdeur wordt opengezet naar het netwerk van de organisatie.
   Personeelsleden die vanuit huis werken kunnen geen gebruik maken van een beveiligd netwerk met een firewall die voldoet aan professionele normen, dus zullen zij door de organisatie geholpen moeten worden bij de beveiliging van hun printer. Door printers te kiezen met hoogwaardige beveiligingsfuncties, zoals end-to-end encryptie, kan een mogelijk beveiligingsrisico vermeden worden. Onze blog over printbeveiliging bevat meer informatie over dit onderwerp.
   Als medewerkers thuis al een eigen printer hebben staan, is het raadzaam om te kijken naar de beveiligingsfuncties die het apparaat biedt. Het is essentieel dat apparaten voldoen aan de gestelde  beveiligingsnormen, voordat de werkgever akkoord gaat met het gebruik ervan. Tot slot is het wenselijk om medewerkers die met gevoelige bedrijfsinformatie te maken hebben, de mogelijkheid te bieden vertrouwelijke documenten te versnipperen en veilig af te voeren.

5. Kostenefficiëntie: bedrijven zullen ook in de toekomst moeten omgaan met de uitdagingen die komen kijken bij het beschikbaar stellen van bedrijfsmiddelen aan externe medewerkers. Elke besparing op het gebied van tijd, efficiëntie en kosten die daarbij geboekt wordt, komt automatisch  ten goede aan de bedrijfsresultaten.
   Het configureren van printers zodat deze zuiniger werken is een eenvoudige manier om de kosten te drukken, zowel voor de organisatie, als voor thuiswerkers. Een mooi voorbeeld is het instellen van de slaapstand, zodat het energieverbruik wordt verlaagd als de printer niet wordt gebruikt. De  hoeveelheid toner en papier kan tevens worden verminderd door de printerinstellingen aan te passen. Dit is onder andere mogelijk door het verlagen van de afdrukkwaliteit voor  conceptdocumenten, printen in alleen grijstinten of het afdrukken van meerdere pagina's op één blad.

   
   

    

<sub>Bronnen
1. www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - december 2018
2. ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - oktober 2019
3. Brother.nl/digitale-transformatie: “Rapport 4: Duurzaamheid als basis voor technologische beslissingen” – publicatie 22 februari 2021</sub>