Brother
Toegevoegd aan mandje
brother barcode utility

Automatisch documenten verwerken met de Brother Barcode Utility

Een efficiënte software-oplossing voor het automatisch digitaal opslaan en archiveren van documenten met een barcode.

  1. Home Brother
  2. Bedrijfsoplossingen
  3. Barcode Utility
Barcode-utility-scanning-document

Het gemak van barcodes

Het scannen van documenten, op de juiste plek opslaan en vervolgens hernoemen, is vaak tijdrovend en arbeidsintensief. Met de Brother scan app ‘Barcode Utility’ worden documenten met een barcode automatisch verwerkt. Dat scheelt een hoop tijd, waardoor de efficiëntie en productiviteit toenemen en de kans op fouten wordt geminimaliseerd.
 
De software voor barcodeherkenning leest de streepjescode en verwerkt het document aan de hand van de informatie die via de barcode wordt uitgelezen. Met behulp van de geavanceerde document routing technologie worden bestanden vervolgens opgeslagen op de gewenste locatie. Een stapel documenten kan automatisch worden gescheiden en elk bestand kan afzonderlijk worden opgeslagen in de gewenste map op het netwerk. Omdat u geen pc nodig heeft is deze workflow sneller en veel nauwkeuriger dan de traditionele manier van scannen.

 

De ‘Barcode Utility’ scan app is bij uitstek geschikt voor het archiveren van documenten zoals facturen, vrachtbrieven, bestelformulieren en andere gedigitaliseerde bestanden die een barcode bevatten of waar een barcode op geplaatst kan worden. De app kan worden gebruikt op zowel nieuwe als bestaande Brother multifunctionele printers en scanners wanneer deze, via activatie software, voor deze specifieke functionaliteit zijn geactiveerd.

 

Ondersteunde apparaten

Verbeter het delen en archiveren van documenten

Barcode-utility-save-time

Tijd besparen

Stroomlijn uw workflow met behulp van barcodes. Met de Brother scan app kunnen afzonderlijke documenten gegroepeerd worden in de juiste mappen en de naam van de documenten gewijzigd op basis van de informatie die de barcode aangeeft. De documenten worden vervolgens automatisch opgeslagen als nieuwe bestanden in de gewenste map.
Barcode-utility-secure

Veiligheid

Het scannen van documenten in een gedeelde omgeving en het handmatig verplaatsen van bestanden kan ertoe leiden dat belangrijke bestanden verloren gaan of zoekraken. De Brother Barcode scan app biedt een duidelijk gestructureerde workflow, waarbij informatie uit de barcode wordt gehaald en de bestanden worden opgeslagen op de juiste locatie.
Barcode-reduce-error

Fouten voorkomen

Wanneer mensen gegevens invoeren, kunnen er snel fouten worden gemaakt. Door het proces te automatiseren en de barcodegegevens van de documenten te gebruiken, kunnen digitale kopieën consistent worden opgeslagen met de juiste naam en op de juiste locatie. Zodoende zijn documenten altijd weer gemakkelijk terug te vinden.

FAQs over ‘Brother Barcode Utility’ scan app

Na configuratie wordt de ‘Barcode Utility’ scan app als een service op de achtergrond uitgevoerd en worden workflow processen gestroomlijnd doormiddel van gescande documenten met barcodes. Het biedt de mogelijkheid om automatisch:
1. Opslaan van documenten in specifieke mappen op basis van de barcode of het aantal pagina's.
2. Hernoemen van documenten op basis van de barcode.
3. Reeds opgeslagen documenten naar de juiste locatie overbrengen op basis van de barcode.
De Brother scan app kan tot 13 van de meest gebruikte 1D en 2D barcode formaten detecteren (CODE 39, ITF, CODABAR, CODE 93, CODE 128, UPC-A, UPC-E, EAN-8, EAN-13, GS1 DATABAR, QR CODE, DATAMATRIX, PDF417)
Documenten kunnen worden gescand in PDF en opgeslagen als PDF, PDF / A-1b of TIFF

Om de Barcode scan app te gebruiken zal er een licentie code aangeschaft moeten worden om uw scanapparaat voor deze functie te activeren. Na het downloaden van de Activatie tool en de ‘Brother Barcode Utility’ software vanaf onze website, kan de code in het scanapparaat worden ingevoerd en zal de app werken.
Bekijk hier de modellen die die deze oplossing ondersteunen

De Activatie tool en de ‘Brother Barcode Utility’ zijn verkrijgbaar via een download op Brother Solutions Center.
Kies het betreffende Brother model en u kunt de software direct downloaden.
Actieve mappen of hot folders zijn mappen die door de barcode app gemonitord worden en zijn gekoppeld aan specifieke taakprofielen in de barcode scan app zoals opslaglocatie en diverse bestandsinstellingen. Wanneer er een document in een actieve map wordt gescand of geplaatst, worden de bijbehorende taken automatisch uitgevoerd en worden de documenten op de juiste locatie met de juiste bestandsinstellingen opgeslagen.
Wanneer een actieve map (hot folder) is ingesteld, moet een van de drie taakverwerkingsopties worden geselecteerd.
 
1. Gebruik alle ingeschakelde taakprofielen - Alle geregistreerde taakprofielen die aan een actieve map zijn gekoppeld, worden toegepast op alle bestanden in de actieve map.
2. Gebruik taakprofielen die filteren op bestandsnaam - De taakprofielen die zijn gekoppeld aan een naam van een invoerbestand, worden toegepast op alle nieuwe invoerbestanden in de actieve map.
3. Gebruik taakprofielen die filteren op metadata - De taakprofielen die worden toegepast op het invoerbestand, worden gefilterd door metadata beschreven in een XML-bestand.
Taakprofielen bevatten informatie over de manier waarop documenten gesorteerd moeten worden, en waarin de bestandseigenschappen en opslaglocatie bepaald worden. Gebruikers kunnen de verschillende takenprofielen configureren voor een efficiënte workflow.
Een bestand of een bestandslocatie kan door de gebruiker een gedefinieerde naam krijgen en er kunnen macro-regels worden toegepast. Door het pad te combineren met verschillende macro-naamregels, kunnen automatisch onderliggende mappen worden aangemaakt.
Windows 7®, Windows 8.1®, Windows® 10
Windows Server® 2008 R2, Windows Server® 2012, Windows Server® 2012 R2, Windows Server® 2016
U kunt uw aangeschafte Brother oplossingen het beste activeren via de gratis Brother Software License Management Tool. Meer info vindt u hier.

Wilt u meer weten of heeft u vragen ?
Uw informatie zal worden verwerkt in overeenstemming met ons Privacybeleid. Houd er rekening mee dat u op elk gewenst moment uw toestemming kunt intrekken om marketing e-mails van ons te ontvangen, door in onze marketing e-mails op 'afmelden' te klikken of door de instellingen in uw Brother Online-account aan te passen.