Brother's handleiding voor printbeveiliging
Gebruikers met weinig IT kennis staan er vaak niet bij stil dat alledaagse kantoorapparaten, zoals printers, net zo goed beveiligd moeten worden als alle andere apparaten in het netwerk. Als ze over het hoofd worden gezien, loop je het risico dat de achterdeur van het bedrijf open wordt gezet voor hackers.
10 termen rondom printbeveiliging uitgelegd
Gebruikers met weinig IT kennis staan er vaak niet bij stil dat alledaagse kantoorapparaten, zoals printers, net zo goed beveiligd moeten worden als alle andere apparaten in het netwerk. Als ze over het hoofd worden gezien, loop je het risico dat de achterdeur van het bedrijf open wordt gezet voor hackers.
Ingewikkelde termen rond printbeveiliging
Volgens Quocirca's Global Print Security Landscape-rapport zijn 11% van alle beveiligingsincidenten printgerelateerd en heeft 59% van bedrijven in de laatste 12 maanden te maken gehad met ten minste één geval van printgerelateerd gegevensverlies1.
De meeste mensen beschouwen apparaten en de functionaliteit die ze bieden als vanzelfsprekend. Dat is waarschijnlijk de reden waarom de meest voor de handliggende oorzaak van inbreuk op printbeveiliging voortkomt uit onbedoelde acties van eigen medewerkers.
Behalve IT personeel zal niet iedereen binnen een bedrijf de ingewikkelde termen rond printbeveiliging volledig begrijpen. Onderzoek geeft aan dat bijna de helft van alle MKB’ers aangeeft dat er rondom printbeveiliging te veel ingewikkeld jargon wordt gebruikt.
Met dat in gedachten hebben we een overzicht gemaakt van de 10 meest gebruikte termen binnen printbeveiliging.
1. Firmware
- Wat is het?
Firmware is de programmatuur die bij productie werd geïnstalleerd.
- Wat doet het?
Het is de ingebouwde software die de functies van de printer aanstuurt.
- Waarom heb je het nodig?
Firmware is het 'brein' van de printer en het is zeer aan te raden deze regelmatig bij te werken om eventueel onstane ‘mazen’ te dichten, volledige bescherming te kunnen garanderen en nieuwe functies toe te voegen.
2. Versleuteling
- Wat is het?
Versleuteling is een beveiligingsmethode waarbij gegevens worden gecodeerd en alleen kunnen worden gelezen door ontvangers met de juiste 'geheime code', die de decoderingssleutel wordt genoemd.
- Wat doet het?
Het houdt gegevens privé en beschermt ze tijdens de overdracht, door het voor personen die niet over de juiste toegangsrechten beschikken, extreem moeilijk te maken om ze te lezen.
- Waarom heb je het nodig?
Als u gevoelige gegevens verzendt, ontvangt, opslaat of print, verbetert versleuteling de veiligheid van de communicatie
3. TLS
- Wat is het?
Transport Layer Security is een beveiligingsprotocol dat algoritmen gebruikt om afdrukgegevens tijdens de verzending te versleutelen. Ideaal als verdediging tegen het hacken van printers en andere bedreigingen die de documentveiligheid in gevaar brengen.
- Wat doet het?
Het biedt privacy en beveiliging voor gegevens die via internet worden gedeeld.
- Waarom heb je het nodig?
Als externe medewerkers gebruik maken van de printer, of er wordt afgedrukt via de cloud, beschermt TLS gegevens tegen hacken, manipuleren en onderscheppen van printgegevens tijdens de overdracht.
4. Protocollen
- Wat zijn het?
Een reeks regels of procedures voor de uitwisseling van gegevens tussen apparaten zoals computers en printers
- Wat doen ze?
Ze bepalen wat voor soort gegevens verzonden kunnen worden, welke opdrachten worden gebruikt om die gegevens te verzenden en ontvangen en de manier waarop die gegevensoverdrachten worden bevestigd.
- Waarom heb je ze nodig?
Apparaten van verschillende fabrikanten of verschillende soorten apparaten zoals computers, printers en servers moeten dezelfde protocollen ondersteunen om met elkaar te kunnen communiceren. Door ongebruikte poorten en protocollen uit te schakelen, wordt het aantal manieren waarop de printer aangevallen kan worden verminderd.
5. SFTP
- Wat is het?
Secure File Transfer Protocol is een protocol voor veilige overdracht van grote bestanden tussen verschillende apparaten over het internet.
- Wat doet het?
Het creëert een veilige, gecodeerde verbinding voor het verzenden van gescande documenten vanaf een documentscanner of all-in-one printer, naar de gekozen bestemming.
- Waarom heb je het nodig?
In tegenstelling tot een standard FTP, biedt de extra beveiliging van SFTP het hoogste niveau van bescherming tegen mogelijke onderschepping van gegevens tijdens de overdracht.
6. LDAP
- Wat is het?
Lightweight Directory Access Protocol is een set regels die het delen van informatie over gebruikers, groepen en applicaties regelt.
- Wat doet het?
Het geeft automatisch toegang aan gebruikers voor meerdere manieren van printen en scannen, zoals pull printing, scan naar e-mail en gastaccounts.
- Waarom heb je het nodig?
Met LDAP wordt ter een extra laag beveiliging toegevoegd, die voorkomt dat gebruikers gemakkelijk te hacken wachtwoorden kiezen.
7. Pentest
- Wat is het?
Een 'penetratietest' is een gesimuleerde aanval op uw computernetwerk om de veiligheid van de apparaten en applicaties die u gebruikt te kunnen beoordelen.
- Wat doet het?
Het identificeert eventuele ‘mazen’ of 'zwakke plekken' binnen netwerken en datasystemen, die misbruikt kunnen worden door cybercriminelen.
- Waarom heb je het nodig?
Informatie die bij een pentest wordt verzameld, wordt gebruikt om kwetsbaarheden op te lossen en de beveiliging van uw systemen te verbeteren ter bescherming tegen mogelijke aanvallen.
8. Pull printing / follow-me printing
- Wat is het?
Het vrijgeven van printopdrachten vanaf een beveiligde locatie om ze af te drukken. Bijvoorbeeld een beveiligde server of het interne geheugen van de printer.
- Wat doet het?
In plaats van documenten direct af te drukken, zorgt het ervoor dat printopdrachten pas worden vrijgegeven als u daadwerkelijk bij de printer aanwezig bent om ze op te halen.
- Waarom heb ik het nodig?
20 procent van alle printopdrachten wordt niet opgehaald2. Hierdoor wordt niet alleen onnodig papier, elektra en printbenodigdheden verspild, maar kunnen vertrouwelijke documenten mogelijk ook worden gelezen of in handen komen van onbevoegden. Pull printing zorgt ervoor dat u altijd ter plaatse bent om zelf uw afgedrukte documenten op te halen, waardoor dit risico wordt verkleind.
9. IP blocking
- Wat is het?
IP blocking is een beveiligingsmethode waarmee apparaten ingesteld kunnen worden om alleen connecties toe te staan met specifieke IP adressen van vertrouwde apparaten, zodat onbevoegde gebruikers geen toegang kunnen krijgen tot het netwerk.
- Wat doet het?
IP blocking voorkomt dat onbevoegde gebruikers direct toegang kunnen krijgen tot de printers en de beveiliging van de printserver kunnen omzeilen. Alleen geautoriseerde gebruikers wordt toegang geboden.
- Waarom heb ik het nodig?
Het voorkomt niet alleen dat potentieel vijandige of ongeautoriseerde IP-adressen verbinding maken met e-mail-, print- of internetservers, het is ook handig als u overmatig of ongeautoriseerd printergebruik wilt beperken.
10. Secure Function Lock
- Wat is het?
Het is een beveiliging die de toegang tot de instellingen van de printer en bepaalde functies beperkt.
- Wat doet het?
Er kunnen wachtwoorden worden ingesteld, zodat gebruikers alleen toegang hebben tot bepaalde functies en er kunnen kosten worden bespaard door maandelijkse printlimieten per gebruiker in te stellen.
- Waarom heb ik het nodig?
Het verbetert de beveiliging van apparaten, door te bepalen wie toegang heeft tot bepaalde functies van de printer.
Eenvoudig en effectief beveiligen van documenten met SecurePrint+
Met de nieuwe strengere wetgeving rond privacy en gegevensbeveiliging, moeten organisaties op zoek naar manieren om hun gegevens te beschermen. Printbeveiliging en het beschermen van afgedrukte documenten kan voor kleine en middelgrootte bedrijven een uitdaging zijn, omdat niet ieder bedrijf de mogelijkheden heeft om een grootschalige netwerkoplossing te implementeren. Daarom heeft Brother een printbeveiligingsoplossing ontwikkeld die gebruikers zelf eenvoudig kunnen opzetten en waarmee documenten effectief beveiligd kunnen worden.
Met SecurePrint+ biedt Brother de mogelijkheid om het afdrukken van documenten te beveiligen. De printopdracht wordt naar de printer gestuurd en pas afgedrukt als de geautoriseerde gebruiker deze vrijgeeft d.m.v. een NFC ID-kaart of Pincode. De modellen met SecurePrint+ beschikken over een ingebouwde NFC-kaartlezer, waardoor er geen externe kaartlezer nodig is. In de meeste gevallen kunnen reeds bestaande NFC ID-kaarten worden geïntegreerd voor het beveiligd afdrukken van documenten.
Deze handleiding is een beknopt overzicht om meer inzicht te krijgen in printbeveiliging. Ga voor meer info naar https://www.brother.nl/bedrijfsoplossingen/beveiliging of lees onze andere blogs over beveiliging.
