Hoe IT de kantoorwerkplek na COVID-19 zal bepalen

Het heeft tijd gegeven om na te denken, en bedrijven hebben hun digitale oplossingen opnieuw geëvalueerd. Werknemers, besluitvormers en IT-afdelingen hebben zich de afgelopen tijd allemaal moeten aanpassen. Daarbij werd pijnlijk duidelijk dat diverse kantoortechnologieën, waaronder print- en scanfunctionaliteiten, voor thuiswerkers niet toegankelijk waren. 

Om bedrijven de overgang naar de nieuwe manier van werken succesvol te laten doorlopen, zal er meer digitale samenwerking nodig zijn. IT-afdelingen moeten hierin het voortouw nemen en in gesprek gaan met werknemers en het management om te bepalen wat de digitale en externe  behoeften zijn op het gebied van IT en deze vervolgens implementeren en faciliteren.

Klanttevredenheid

Medewerkers worden steeds meer klanten van de IT-afdeling dan collega's. Dit betekent dat IT-teams zich moeten concentreren op ‘klanttevredenheid’. Deze benadering is een nieuw terrein voor de meeste IT-medewerkers en vereist dat ze hun vaardigheden aanpassen en een klantgerichte benadering ontwikkelen binnen het bedrijf.

Er moet worden geëvalueerd wat gebruikers willen versus wat ze nodig hebben, zodat digitale oplossingen kunnen worden geboden binnen het beschikbare budget. Hierbij moet rekening worden gehouden met de continu veranderende rollen en verantwoordelijkheden van de IT-afdeling en de druk op werknemers die zich nog altijd aanpassen aan een nieuwe manier van werken.

Natuurlijk zijn er veel andere complexe ontwikkelingen waarmee rekening gehouden moet worden bij het opzetten van IT oplossingen. Zoals het toegenomen werken op afstand en de behoeften aan  printen onderweg of op locatie. Daarnaast is het decentraliseren van printers een opkomende trend, die ervoor zorgt dat gebruikers niet bij een centraal apparaat samenkomen. Dit heeft niet alleen een positief effect op social distancing, maar verhoogt ook de productiviteit van medewerkers.

IT-besluitvormers zullen nog steeds hun kennis moeten gebruiken om technologie uit te rollen. Maar voordat het zover is lijkt een samenwerkingsbenadering met methoden zoals personeelsenquêtes, brainstormsessies en online cursussen, de meest succesvolle manier om nieuwe werkwijzen en toekomstige processen te ontwikkelen. Zo kan aan ieders eisen en wensen voldaan worden en tevens de veiligheid worden gewaarborgd. 

Zitten IT-afdelingen en medewerkers op één lijn?

Uit een onderzoek¹ dat voorafgaand aan COVID werd uitgevoerd, bleek dat IT-managers en medewerkers tegengestelde standpunten hadden als het ging om digitale oplossingen. Het lijkt er op dat deze kloof door de pandemie verkleind is.  

Volgens het Quocirca Print 2025 Phase Two rapport, opgesteld in opdracht van Brother, geloofde slechts 36% van de kantoormedewerkers dat printen in 2025 belangrijk zal zijn voor hun bedrijf, in tegenstelling tot 65% van de IT-b esluitvormers.

Het is aannemelijk dat deze mening is veranderd door recente ervaringen, omdat personeel weinig tot geen waarde hechtte aan printmogelijkheden toen het binnen handbereik lag. Door het gemis van toegang tot zakelijke printoplossingen, hebben medewerkers het belang van printen voor het uitvoeren van werkzaamheden ervaren. Of het nu gaat om het printen van belangrijke informatie, essentiële naslagwerken, papieren documenten die gebruikt worden voor proofreading of bij vergaderingen, afgedrukte materialen blijken in veel gevallen een belangrijke meerwaarde te bieden. 

Uit het onderzoek bleek eerder dat kantoormedewerkers (62%) veel meer belang hechten aan samenwerkingstools zoals instant messaging, het delen van schermen en audio- en videoconferenties, vergeleken met 45% van de IT-besluitvormers.

Met de enorme toename van thuiswerken is het wederom aannemelijk dat de mening van IT-teams over deze applicaties is veranderd, aangezien werknemers nu zoveel meer online tools gebruiken. IT-afdelingen worden gedwongen om samen te werken met beslissers en de meest urgente applicaties snel te implementeren, of verschillende methoden te testen om te beoordelen welke oplossing het meest geschikt is voor de organisatie.

De toekomst van print

Verwacht wordt dat de nasleep van de pandemie het leven op het kantoor zoals we dat gewend waren voor altijd zal veranderen. Het is interessant om te zien hoe bedrijven zich in de toekomst zullen aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’.

Het lijkt erop dat er een grotere verschuiving naar thuiswerken zal plaatsvinden en dat virtuele meetings en conferenties in sommige omstandigheden de traditionele face-to-face vergaderingen zullen vervangen. Als het gaat om printen, zouden bedrijven kunnen overwegen om printers te decentraliseren of bedrijfsprinters beschikbaar te stellen bij werknemers thuis. Brother heeft een lijst met tips beschikbaar voor efficiënt werken vanuit huis en de apparatuur die thuiswerkers daarbij nodig hebben: 

Met de steeds veranderende werkprocessen, zijn de vooruitzichten voor het kantoor van de toekomst onzeker. Het is voor IT-afdelingen echter absoluut noodzakelijk om voortdurend met werknemers in gesprek te blijven. Op deze manier kunnen oplossingen worden ontwikkeld die kosteneffectief en efficiënt zijn maar wel geschikt voor toekomstige digitale behoeften en veiligheid van bedrijven.

Ga voor meer informatie over digitale oplossingen van Brother naar:  https://www.brother.nl/bedrijfsoplossingen


_{1 Quocirca Print 2025 Phase Two Report in opdracht van Brother}