Wat kan de juridische sector ons leren over veilig documentbeheer
Digitale transformatie doemt al een tijdje op boven het MKB in Europa. Bedrijven die zich niet aanpassen of nieuwe digitale processen toepassen lopen het risico achterop te raken in het veranderende zakelijke landschap.
Van professionele bedrijven, met name in de juridische sector wordt vaak gedacht dat ze zich traag aanpassen aan nieuwe technologie, vastlopen met verouderde processen en verouderde IT-infrastructuur. Een van de grootste factoren die gemoderniseerde werkmethoden in de weg kan staan, is van oudsher hun grote afhankelijkheid van fysieke papieren documenten en handmatige archiveerprocessen.
In de afgelopen twee jaar is echter gebleken dat advocatenkantoren steeds meer vertrouwen op technologische oplossingen. Volgens een rapport van de Universiteit van Oxford1, dat in opdracht van de Solicitors Regulation Authority (SRA) in 2021 is gepubliceerd, is de impact van de pandemie “omvangrijk”. Waarbij bedrijven het gebruik van technologie hebben vergroot 'om werk te beheren of te verwerken' (51%), om met klanten om te gaan (48% ) en om nieuwe klanten aan te trekken (26%).
We kijken naar de uitdagingen waarmee advocatenkantoren te maken hebben gehad en de oplossingen die ze hebben geïmplementeerd om efficiënter, productiever en effectiever te werken.
Bezoek onze webpagina als je meer wilt weten over de manier waarop desktop scanners ingezet kunnen worden als technologische oplossing in de juridische sector.
Overal toegang tot documenten
Stel je een typisch juridisch kantoor voor en het is bijna onmogelijk om niet naast de gebruikelijke bureaus en computers, stapels papier en planken vol met dossiers voor je te zien.
Het is van cruciaal belang dat juridische professionals op elk moment gemakkelijk toegang hebben tot dat papierwerk om hun werk effectief te kunnen doen. Toen de lockdowns begonnen en thuiswerken nodig was, werd het garanderen van hetzelfde toegangsniveau door meerdere teamleden van de ene op de andere dag een prioriteit.
Bij het toonaangevende Britse advocatenkantoor Weightmans bijvoorbeeld, schakelden 1.200 mensen ineens over van kantoorwerk naar thuiswerk. Om de overgang zo naadloos mogelijk te laten verlopen, behield het een basis kantoorteam om alle documenten te scannen en te digitaliseren.
Bekijk alle Brother documentscanners voor het digitaliseren van juridische documenten.
Tijdens het proces werd elk papieren document omgezet in een pdf-bestand en opgeslagen in het casemanagementsysteem van de praktijk op de server. Hierdoor waren de documenten gemakkelijk toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers vanaf elke locatie en werd de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd.
Digitalisering is niet alleen een snelle oplossing voor een plotseling probleem waarmee advocatenkantoren worden geconfronteerd; het biedt ook een kans op langere termijn om echte transformatie te omarmen met tastbare voordelen.
De netwerken die als reactie op de pandemie zijn gecreëerd, hebben een aanzienlijke levensduur en zorgen voor een archiefsysteem dat op betrouwbare wijze informatie kan presenteren vanaf elke locatie met weinig tijdverlies bij het zoeken naar documenten.
Taken die backofficepersoneel vroeger vele uren hard werk kostte, zoals het afhandelen van het papierwerk voor grote hoeveelheden huurovereenkomsten of het doorzoeken van honderden jurisprudentie op zoek naar relevante precedenten, kunnen nu snel worden voltooid. Hierdoor wordt de algehele productiviteit verbeterd en kan de bespaarde tijd worden besteed aan administratieve en niet-declarabele uren.
Geautomatiseerde workflows voor beter documentbeheer
Voor advocatenkantoren is digitalisering waarmee ze efficiënt toegang hebben tot bestanden, terwijl ze thuis of op kantoor werken, slechts een deel van de vergelijking. De overgrote meerderheid van de informatie die door juridische praktijken wordt verwerkt, is vertrouwelijk, dus veiligheid én nauwkeurigheid binnen netwerken hebben de hoogste prioriteit.
Handmatige scanprocessen creëren meer ruimte voor menselijke fouten, zoals het kwijtraken van documenten of het naar de verkeerde persoon sturen. Dit soort fouten kan voor een praktijk kostbaar zijn en zelfs reputatieschade veroorzaken. Het automatiseren van het scanproces en het implementeren van Secure Document Management (SDM) is een essentiële oplossing die ervoor zorgt dat digitale documenten op de juiste locatie terechtkomen, zodat ze nooit in verkeerde handen terechtkomen.
Barcode Utility is een handige technologische tool bij het creëren van een veilig documentbeheer binnen een bedrijf. Het geeft scanners de mogelijkheid om te herkennen wat de inhoud op de pagina is en op wie deze betrekking heeft, meestal via een barcode of QR-code op de pagina. Zodra het gemarkeerde document is gescand, wordt het automatisch gefilterd en verzonden naar de beoogde ontvanger via een beveiligd netwerk, waardoor onderschepping en fouten worden voorkomen.
Ga voor meer informatie over het automatisch verwerken van documenten met Brother Barcode Utility naar onze webpagina.
Kunstmatige intelligentie betekent ook dat zodra deze documenten zijn gescand en getagd, ze onderdeel worden van een geautomatiseerde workflow en worden opgeslagen in het juiste archief of de juiste database, zonder dat handmatige toewijzing nodig is.
Deze aanpassing aan de manier waarop bedrijven informatie kunnen overdragen, wordt steeds meer gevraagd en biedt onbenutte kansen voor veel bedrijven voor wie documentoverdracht beveiligd moet zijn, zoals de juridische sector en de gezondheidszorg.
Naast vertrouwelijkheid zorgt het ook voor stroomlijnen van de werkzaamheden binnen een bedrijf. Zodra de infrastructuur is opgezet kunnen extra paden naar nieuwe contactpunten worden toegevoegd, naar gelang de behoefte van een bedrijf, hoe groot ook.
Secure Document Management (SDM) biedt bedrijven een tweeledig voordeel. Het zorgt voor flexibele beveiliging in de vorm van nauwkeurige documentoverdracht vanaf elke locatie, waardoor de kans op menselijke fouten wordt weggenomen. En er wordt voor gezorgd dat de juiste mensen de juiste pagina's in handen krijgen. Zo wordt voorkomen dat gevoelige informatie op het verkeerde bureau beland.
Implementatie van een Secure Document Management-oplossing
Het maken van een belangrijke wijziging in de manier van werken binnen een bedrijf kan een enorme onderneming zijn. Wat de juridische sector echter heeft laten zien, is dat hoewel die veranderingen mogelijk zijn gekatalyseerd door de plotselinge aardverschuiving in onze manier van werken, ze duidelijke langetermijnvoordelen opleveren.
Elk bedrijf is echter uniek in hoe het werkt en dat betekent dat het essentieel is om een oplossing op maat te ontwikkelen die naadloos integreert met de bestaande infrastructuur van het bedrijf. Door samen te werken met technologiepartners die hun expertise kunnen combineren met een dieper inzicht in een individueel bedrijf, kunnen organisaties een documentbeheeroplossing creëren die met succes voor hen werkt.
Een effectieve, veilige oplossing voor scannen en documentbeheer zorgt er niet alleen voor dat bedrijven productiever kunnen werken, maar het kan een bedrijf ook flexibiliteit bieden. Die is nodig om snel en succesvol aan te passen aan elke manier van werken, waardoor veerkracht op de lange termijn wordt opgebouwd.
Kom meer te weten te komen over hoe workflow oplossingen voor het kantoor en bekijk de zakelijke oplossingen van Brother.
Bedrijfsoplossingen
Bekijk alle Brother documentscanners voor het digitaliseren van juridische documenten.
bronnen:
1. https://www.sra.org.uk/sra/research-publications/technology-innovation-in-legal-services/
