Centraal printmanagement op meerdere locaties
Waar moet je rekening mee houden bij printbeheeroplossingen op meerdere locaties? Een checklist voor het kiezen van de juiste printmanagement service, voor organisaties met meerdere vestigingen.
Het kiezen van de juiste printmanagement oplossing kan een lastige taak zijn. Zeker als je organisatie uit meerdere vestigingen en/of locaties bestaat, waar verschillende eisen en behoeften spelen. Om meer inzicht te krijgen, volgen een paar belangrijke overwegingen bij het analyseren en kiezen van de best passende printmanagement of Managed Print Service (MPS) oplossing voor jouw organisatie. Daarnaast brengen wij in kaart wat vooraf, tijdens en na de implementatie de gevolgen en consequenties van je keuzes kunnen zijn.
1. Definieer vooraf je belangrijkste eisen
Er wordt niet van je verwacht dat je alle antwoorden hebt, maar om je goed voor te bereiden, is het verstandig zoveel mogelijk wensen en eisen in kaart te brengen en duidelijk te omschrijven. Je IT-leverancier of systeemhuis kan dan terugkomen met een oplossing die aan die specifieke behoeften voldoet. Neem hierbij in ieder geval mee met welke software de service moet communiceren en wat de belangrijkste professionele workflows binnen je organisatie zijn. Door vooraf een concrete lijst te maken van SLA (Service-level agreement)- en implementatievereisten en rapporteringsbehoeften, vermijd je dat je in een later stadium problemen ondervindt met de printoplossing van jouw keuze.
2. Vind de vorm die bij jouw organisatie past
In een ideale situatie zijn de omstandigheden en wensen in meerdere vestigingen gelijk. In werkelijkheid is het niet waarschijnlijk dat elk kantoor dezelfde eisen heeft. Zo kan bijvoorbeeld een printer die teveel ruimte inneemt de productiviteit ernstig verstoren. Het is dus de moeite waard om de exacte ruimte die de printers zullen gaan innemen in kaart te brengen. Op deze manier kun je voldoen aan de specifieke en unieke behoeften van elke afzonderlijke vestiging en levert het tegelijkertijd centrale controle en schaalvoordelen op. Brother heeft mogelijkheden om print assessments uit te voeren voor organisaties met meerdere locaties en apparaten, zodat de juiste printers op de juiste plek komen te staan. Meer informatie over print assessment vind je hier.
3. Analyse
Om een printmanagement oplossing of MPS efficiënt in te zetten, zal dit op zoveel mogelijk plekken consistent moeten worden doorgevoerd en voldoen aan de eisen en behoeften van de gebruikers. Een goede IT-leverancier zorgt er in de beoordelingsfase voor dat je de eisen niet te hoog stelt, waardoor kosten onnodig kunnen oplopen. Een multifunctioneel apparaat met veel afwerkingsopties zoals sorteren, nieten en vouwen kan verwarring geven bij gebruikers. Zeker als deze alleen gebruik maken van printen of vooraf niet goed worden voorgelicht over de mogelijkheden van een dergelijk apparaat. Door middel van analyse en testen met gebruikers, kun je tot kostenbesparende inzichten komen en ervoor zorgen dat aan de behoeften van elk onderdeel van de organisatie voldaan kan worden. Met MPS biedt Brother een op maat gemaakte printoplossing, zonder dat je teveel betaalt voor onnodige functies of tijd moet investeren in trainingen.
4. Rapportage en optimalisatie
Maak gebruik van printmanagement software om volledig inzicht te krijgen in het gebruik van de printers op alle vestigingen en locaties. Op deze manier kun je gemakkelijk de prestaties en kosten bijhouden en ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. Een groot voordeel van printmanagement is dat het zichzelf terugbetaalt: hoe meer je leert van de rapportages, hoe meer je de service kunt aanpassen om zowel prestaties te verbeteren als kostenefficiëntie te verhogen. Printmanagement software geeft je tevens een betere controle over het totale printerpark. Met behulp van printerbeheer functionaliteit kun je beperkingen en machtigingen instellen en aanpassen. Bijvoorbeeld voor het afdrukken in kleur op belangrijke momenten in het jaar, allemaal vanaf één centrale locatie en/of beheerdersaccount.
5. Optimale beveiliging op elke locatie
Het behandelen en overdragen van vertrouwelijke en persoonlijke documenten kan ingewikkelde beveiligings- en privacy-issues met zich meebrengen. Als je kiest voor een centrale printmanagment tool met mogelijkheden om documenten rechtstreeks naar beveiligde netwerkmappen te digitaliseren, kun je vertrouwelijkheid van documenten voor de hele organisatie in één keer garanderen. Het betekent ook een einde aan kosten en risico’s bij het posten of mailen van gevoelige documenten tussen locaties onderling. Om dit proces volledig waterdicht te maken, kan Brother vooraf ingestelde knoppen creëren die geïmplementeerd en gebruikt kunnen worden via het touchscreen van de printer.
Haal ook voordeel uit printoplossingen zoals Brother secure function lock, waarmee je bepaalde functies kunt beperken voor specifieke apparaten en/of gebruikers en daarmee externe cyberbedreigingen elimineert. Dit kan gecombineerd worden met pull printing, waarbij documenten pas worden vrijgegeven met behulp van een ID-kaart of persoonlijke pincode. Naast het verminderen van verspilling, volg je meteen het gebruik zodat elke afgedrukte pagina op elke locatie verantwoord kan worden. Meer lezen over printbeveiliging kan hier.
Werk samen met de juiste partner
Een printbeheer service als MPS komt de hele organisatie ten goede, maar een gedegen voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle uitrol. Om dit te bereiken is het belangrijk om samen te werken met de juiste partner. Je hebt een partij nodig die de behoeften van de onderneming in kaart kan brengen en een passende oplossing kan samenstellen. En een partner die ook na implementatie beschikbaar is om je te helpen bij het aanpassen en optimaliseren van de gekozen service.
Bij Brother start een dergelijk traject met een goed gesprek samen met een van onze MPS-specialisten, waarbij er in eerste instantie vooral geluisterd wordt naar jouw eisen en behoeften. Op die manier kunnen we er samen voor zorgen dat wij je organisatie de juiste, meest passende oplossing kunnen bieden en deze vervolgens succesvol kunnen implementeren en optimaliseren.
Brother biedt geavanceerde oplossingen voor bedrijven van elke omvang en in een groot aantal sectoren. Onze benadering bestaat uit drie fasen: beoordeling, transitie en optimalisatie. Bedrijven met meerdere locaties of vestigingen die vanuit deze aanpak kiezen voor centraal printbeheer, kunnen rekenen op een aanzienlijke verhoging van de efficiëntie en productiviteit binnen de organisatie. Binnen dit het hele proces is Brother er van overtuigd dat zaken als een goed persoonlijk contact, korte lijnen en maximale ondersteuning de basis zijn voor een succesvolle samenwerking. Wil je een afspraak maken met een van onze specialisten op het gebied van printmanagement, kijk dan hier.
