Met de introductie van de AVG zijn de regels rond privacy strenger dan ooit tevoren. En de gevolgen ernstiger wanneer er geen stappen ondernomen worden om gevoelige informatie te beschermen. Heeft u rekening gehouden met het feit dat uw kantoorprinter een risico zou kunnen opleveren? Het is makkelijk over het hoofd te zien. Printerbeveiliging gaat tegenwoordig over veel meer dan alleen documenten, omdat printers veel meer doen dan alleen maar afdrukken.
Om u te behoeden voor mogelijke risico's, hebben we de 6 P’s van printerbeveiliging samengesteld. Het is een snelle en eenvoudige checklist om ervoor te zorgen dat uw printer al uw vertrouwelijke bedrijfsinformatie geheimhoudt.
• PLACE - Staat uw printer ergens in het zicht? Als u een locatie kiest die volledig zichtbaar is in plaats van verborgen in een aparte ruimte of een afgelegen hoek, kunt u de printer in de gaten houden. Het schrikt bovendien nieuwsgierige mensen af, wat vooral belangrijk is op locaties waar mensen in en uit kunnen lopen, zoals een receptie.
• PROTECT - Als u op gezette tijden vertrouwelijke gegevens verwerkt, denk er dan over om uw printer fysiek te beveiligen, zodat deze niet zomaar kan worden meegenomen. Het klinkt misschien een beetje extreem, maar printers kunnen informatie opslaan die weer kan worden opgevraagd of onderschept. Als uw apparaat om de een of andere reden in verkeerde handen is gevallen, gebeurt dit ook met de gegevens die in de printer zijn opgeslagen.
• PAPER - Beperking van de toegang tot papier lijkt voor de hand te liggen, maar deze eenvoudige stap kan het risico van diefstal of fraude aanzienlijk verminderen. Dit is vooral belangrijk als u voorbedrukte veiligheidsdocumenten gebruikt, zoals cheques of medische recepten. Laat dit papier niet in papierladen zitten en gebruik hiervoor de handmatige toevoer.
• PEOPLE - Als bepaalde afdelingen op gezette tijden gevoelige gegevens afdrukken, overweeg dan om daar een aparte printer voor te gebruiken. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat vertrouwelijke documenten niet gemakkelijk kunnen worden onderschept.
• PASSWORD - Uw printer wordt geleverd met een standaard beheerderswachtwoord. Dat is gemakkelijk te raden. Zorg er bij het configureren van uw printer voor dat u een sterk wachtwoord instelt dat uniek is voor dat apparaat.
• PRINTER - Controleer of uw apparaat over de beveiligingsfuncties beschikt die uw bedrijf nodig heeft. Brother-printers ondersteunen standaard communicatieprotocollen en encryptie. Het is ook een goed idee om te controleren of uw printer een instellingenblokkering heeft om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers de instellingen wijzigen. Als u nog meer controle wilt, overweeg dan een printer met een Secure Function Lock. Hiermee kunt u bepalen welke gebruikers instellingen kunnen wijzigen of bepaalde functies alleen kunnen gebruiken met een Pincode of NFC-kaart.
Brother heeft een aantal functies om beveiliging van gegevens te ondersteunen, waaronder Brother SecurePrint+. Met onze SecurePrint+ functie kunt u vertrouwelijke bedrijfsdocumenten veilig afdrukken.
Dit zijn de belangrijkste kenmerken en voordelen:
Beveiligd printen van documenten - Bescherm vertrouwelijke documenten tegen diefstal. Gevoelige documenten worden alleen afgedrukt als u de printopdracht vanaf de printer vrijgeeft.
Kaartverificatie - Uw documenten worden alleen afgedrukt als u bij de printer staat om ze op te halen. Dit gebeurt via een NFC-kaart (Near Field Communication) waarmee uw documenten kunt vrijgeven en afdrukken.
Gemakkelijk te beheren - Gebruikers kunnen in een paar eenvoudige stappen worden toegevoegd of verwijderd. Per gebruiker kan toegang kan worden verleend tot een aantal specifieke functies of alle functies van de printer.
Als u meer wilt weten over SecurePrint+ of meer info wilt over de beveiligingsmogelijkheden voor uw zakelijke printers, neem dan contact op met solutions@brother.nl
