Waarom bedrijven minder op A3 printen

Alles staat momenteel in het teken van efficiëntie. De wereld bevindt zich midden in een economische crisis, bedreigd door ecologische en sociale risico's, door een onzeker geopolitiek landschap en natuurlijk door de onstuitbare digitale transformatie die iedereen in alle sectoren treft. Bedrijven die eerder op zoek waren naar goedkope, efficiënte apparatuur, moeten nu ook rekening houden met duurzaamheid en het welzijn van hun werknemers. In het nieuwe en veranderende landschap moeten ze ervoor zorgen dat wat ze implementeren de tand des tijds doorstaat en dat ze blijven presteren, productief en winstgevend zijn. 

Kantoren, zoals wij die kennen, veranderen ook, wat leidt tot een rationalisatie van de ruimtes en de verschillende technologische apparatuur die erin wordt gebruikt. Het zijn niet langer de centrale werkplekken waar alle medewerkers vijf dagen per week samenkomen. In plaats daarvan krijgt een meer gedecentraliseerde aanpak de overhand. Werknemers verwachten nu flexibel of zelfs volledig op afstand te werken waardoor er minder behoefte is aan fysieke functies op het hoofdkantoor van het bedrijf en ook aan de beschikbare technologische apparatuur. Dit heeft ertoe geleid dat werknemers laptops gebruiken in plaats van desktop-pc's, mobiele telefoons in plaats van vaste lijnen en compacte printers, afgestemd op de nieuwe behoeften.

En aangezien ook onze manier van werken verandert – we werken nu in kleinere, geografisch verspreide groepen – moeten de print- en scanbehoeften goed tegen het licht worden gehouden. Zo kan er een optimale service geboden worden, zowel op het gebied van locatie als kwaliteit.

Een van de speciale aandachtsgebieden is het printen op A3-formaat. Binnen veel bedrijven en organisaties wordt nog steeds zo nu en dan geprint op A3-formaat, maar omdat het meestal niet gaat om grote aantallen, is het aanschaffen of leasen van een grote A3 laserprinter of multifunctionele printer een relatief dure oplossing. De capaciteit die een dergelijk apparaat biedt staat vaak niet in verhouding met het gebruik en het gevolg is dat de printkosten onnodig hoog oplopen. Er zijn diverse  alternatief voor het printen van A3 en A4-formaat.

Compacter is in sommige gevallen ook efficiënter

Zoals we hierboven hebben opgemerkt, betekent groter niet beter, dus waarom blijven bedrijven gecentraliseerde apparatuur gebruiken die is ontworpen voor veel gebruikers terwijl kantoren leger zijn en werknemers verspreid werken over meerdere locaties? De traditionele ‘printerruimte’ waar één of meerdere grote printers staan,  gaan snel tot het verleden behoren. 

Grote, gecentraliseerde apparaten werken goed wanneer de printvolumes hoog zijn en kantoren vol zitten met medewerkers. De TCO (total cost of ownership) was in dat geval gunstig. Maar nu de printvolumes in de meeste organisaties afnemen, is het rendabeler om te investeren in compacte A4-printer – het meest voorkomende type printer voor zowel printen als scannen – zelfs als de kosten per pagina niet heel laag zijn. Deze kleinere, efficiëntere apparaten kunnen veel dichter bij elke werknemer staan, waar dan ook. En zijn een kwalitatief, energiezuinige oplossing voor alle dagelijkse print- of scanbehoeften in een klein en betaalbaar formaat.

De nieuwe post-pandemische printers

Van de drie belangrijkste gebieden waarin bedrijven de komende jaren willen investeren, zouden er volgens een onderzoek van Savanta twee technologie gerelateerd zijn: software en hardware. En daarbinnen zullen de uitgaven voor printing naar verwachting het meest getroffen worden in de nieuwe budgetverdeling.

Hoewel de behoeften om te printen in kantoren afneemt, is er wel vraag naar voldoende printers. Misschien niet zozeer voor het printen van grote volumes zoals een paar jaar geleden, maar ook voor verbeterde functies zoals scannen en het digitaliseren van belangrijke documenten. Dit helpt niet alleen om processen te stroomlijnen, maar ondersteunt ook de beveiligingsmaatregelen, aangezien steeds meer werknemers onafhankelijk van het kantoor werken.

Het is ook belangrijk om cyberbeveiliging te vermelden en in gedachten te houden dat printen flexibel en veilig moet zijn, waar het ook wordt gebruikt. De printer is nog steeds een IoT (internet of Things) apparaat, dat verbonden is met Wi-Fi en niet altijd veilig is, dus een relatief eenvoudig toegangspunt voor een doorgewinterde hacker. Vertrouwelijke informatie wordt vaak doorgegeven via printers die het doelwit kunnen  worden van diefstal of inbreuk op de beveiliging. Dus met meerdere printpunten binnen het beschreven gedelokaliseerde kantoor (en buiten het kantoor), ontstaat er een verhoogd risico waar bedrijven zich bewust van moeten zijn.

Daarom moeten printers op dezelfde manier worden behandeld als laptops en worden beheerd door de IT-specialisten van een bedrijf, zodat ze kunnen worden gecontroleerd en ondersteund. Dit houdt ze niet alleen veilig, maar zorgt er ook voor dat IT-teams het gebruik kunnen bewaken, de kosten kunnen beheersen en ook ondersteuning kunnen bieden wanneer dat nodig is. IT-teams moeten ervoor zorgen dat werknemers goed zijn toegerust om hun werkzaamheden uit te voeren, waar ze ook zijn. En met de verschuiving naar hybride werken is het duidelijk dat multifunctionele A4-printers de beste oplossing zijn. De verkoop geeft dit ook aan. Met de pandemie liep de verkoop van A3-apparaten snel terug, maar volgens Gfk is de verkoop van printapparatuur sinds de uitbraak gestaag blijven groeien, juist vanwege deze behoefte aan aanpassing.

Bedrijven zijn zich ervan bewust dat ze hun werknemers de juiste tools moeten geven en dat op een flexibele, kostenvriendelijke en veilige manier moeten doen. Het is momenteel inderdaad een tijd om de efficiëntie te verhogen.

Wilt u meer informatie over decentralisatie van printers of over efficiënt afdrukken op verschillende formaten, neem dan contact op met onze specialisten, of lees meer over de kantoordecentralisatie trend binnen het bedrijfsleven.

1 Source: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1,001 UK businesses