Kantoordecentralisatie: een wereldwijde trend waarvan elke IT manager op de hoogte moet zijn
De bedrijfsdynamiek is veranderd. Meer mensen dan ooit werken op afstand. Kantoren zijn kleiner, vergaderingen vinden online plaats en er wordt meer geïnvesteerd in cyberbeveiliging omdat de technologie nieuwe manieren van werken mogelijk maakt. In deze nieuwe realiteit staan IT managers voor de uitdaging om zich aan te passen en te gedijen in een gedecentraliseerde kantooromgeving.
We hebben tijdens ons werkende leven veel veranderingen gezien, maar geen enkele zo belangrijk als deze. Decentralisatie is nu een wereldwijde zakelijke trend, omdat de macht verschuift tussen centrale locaties, individuen en infrastructuur. Dit komt tot uiting in de populariteit van co-working-ruimtes, migratie naar clouddiensten, verbeterde kantoortechnologie en de mogelijkheid om effectief afzonderlijk van je collega's te werken.
Om context te geven, schrijft Arman Eshraghi, CEO van business analytics-platform Qrvey in Forbes1: “Decentralisatie op lange termijn is de sleutel tot schaal en stabiliteit. Wat misschien moeilijk voor te stellen is, is dat de wereld in dit decennium aantoonbaar meer vooruitgang heeft geboekt in de richting van decentralisatie dan in de afgelopen 10.000 jaar."
Wat heeft geleid tot zakelijke decentralisatie?
De meest voor de hand liggende reden is de manier waarop bedrijven in Nederland reageerden op de COVID-19-pandemie. Volgens Eurostat2 is het aantal werkende EU-werknemers dat 'gewoonlijk thuiswerkt' tussen 2019 en 2021 met 8% gestegen.
Square talk3 ontdekte dat 90% van de werknemers zich 'net zo productief' voelde door op afstand te werken. Bovendien gelooft 84% dat op afstand werken na de pandemie hen gelukkiger maakt, waarbij velen bereid zijn een loonsverlaging te accepteren.
Simpel gezegd, het is wat werknemers willen en gewend zijn – dus bedrijven moeten zich aanpassen.
Dit gebeurt, maar niet helemaal in hetzelfde tempo. Er bestaat een kloof tussen bedrijven die gemiddeld werknemers minimaal vier dagen op kantoor verwachten en werknemers die drie of minder dagen acceptabel vinden. Nu de banenmarkt op dit moment in het voordeel van de werknemer is, zullen bedrijven waarschijnlijk concessies moeten doen om talent te behouden.
De pandemie is echter niet de enige drijvende kracht achter decentralisatie. Een jonger, meer technisch onderlegd personeelsbestand verlegt al minstens tien jaar de grenzen. Zo opende co-working gigant WeWork in 2011 zijn deuren voor New Yorkse ondernemers voordat het zich over de hele wereld uitbreidde naar populaire technologiesteden in Frankrijk, Duitsland, Spanje, Italië en het Verenigd Koninkrijk.
Veel bedrijven maken gebruik van hun faciliteiten, waarbij het personeel baat heeft bij een meer samenwerkende werkruimte, betere cateringfaciliteiten en de nieuwste technologie - waarmee ze afstappen van de traditionele geïsoleerde kantoorbenadering.
Hoe reageren bedrijven op decentralisatie?
Bedrijven moeten werken op afstand mogelijk maken, wat verschillende neveneffecten heeft. Denk daarbij aan het verkleinen van de kantoorruimte omdat mensen er minder gebruik van maken. Er is ook een trend voor groeiende en middelgrote bedrijven om kantoorruimte te huren in plaats van te investeren in commercieel vastgoed.
Met decentralisatie in het achterhoofd laat het zien dat bedrijfsleiders beseffen hoe belangrijk het is om wendbaar te blijven en zich aan te passen aan flexibele werkpraktijken zonder vast te zitten aan lange termijn bezit.
Jim Coleman, Hoofd Economie bij WSP UK vertelde hierover: "Ik denk niet dat enig bedrijf terug wil naar de manier waarop dingen werden gedaan, dus dat heeft onmiddellijke gevolgen voor ruimte."
Nu steeds meer medewerkers op afstand werken, worden de beveiligingsrisico's die gepaard gaan met decentralisatie ook duidelijk. Naarmate meer en meer werknemers buiten het kantoor werken, nemen de risico's toe. Als gevolg hiervan geven bedrijven meer dan ooit prioriteit aan online beveiliging, met name het verbeteren van de netwerk- en apparaat beveiliging voor externe medewerkers.
Volgens het Tech Outlook4-rapport uit 2023 van Red Hat zullen IT mangers in 2023 meer investeren in cyberbeveiliging dan in innovatie. Uit het onderzoek onder 1.703 leidinggevenden binnen de IT branche, bleek dat beveiliging 'verreweg' de algemene financieringsprioriteit was in de komende 12 maanden, waarbij 44% het in hun top drie van prioriteiten plaatste, naast cloudinfrastructuur (36%) en IT/cloudbeheer (35% ). Maatregelen die worden genomen om de netwerkbeveiliging te verbeteren, zijn onder meer het gebruik van een Virtual Private Network (VPN), de introductie van tweefactorauthenticatie (2FA) of Media Access Control (MAC) adresfiltering. Terwijl de beveiliging van apparaten nu wordt verhoogd door middel van eenmalige aanmelding (SSO) en biometrische verificatie, zoals gezichtsherkenning.
Sterker nog, tegen 2024 zal 30% van de wereldwijde organisaties5 apparaten kiezen met minder functies naarmate ze selectiever worden wat betreft specificaties. De fysieke infrastructuur is echter nog steeds even belangrijk.
De beweging naar kleinere, slimmere technologie
Een snelle en eenvoudige manier om ruimte te besparen, is door de technologische behoeften te heroverwegen. Voor printen zijn er bijvoorbeeld kleine multifunctionele A4-apparaten beschikbaar die kunnen afdrukken op A3 en A4. Op die manier worden zakelijke behoeften geïntegreerd in één kleiner apparaat met meer mogelijkheden. Daarom stappen veel bedrijven af van grote A3 copier en kiezen ze voor een meer gestroomlijnde aanpak.
Dit bespaart niet alleen kosten, maar apparaten efficiënter inzetten helpt ook om de eisen op het gebied van milieu, maatschappij en bestuur (ESG) te ondersteunen - nog een belangrijke overweging voor vooruitstrevende bedrijven in 2023.
De beste aanpak is om te beslissen of uw bedrijf grote, gecentraliseerde apparatuur nodig heeft. Een infrastructuuraudit of specialistisch advies helpt om de behoeften van gebruikers in deze nieuwe gedecentraliseerde wereld opnieuw te beoordelen. Het is belangrijk dat de juiste apparatuur beschikbaar is voor de juiste gebruiker, ongeacht het werken op afstand.
Hoe kan decentralisatie mijn bedrijf ten goede komen?
Het is duidelijk dat decentralisatie een blijvertje is, dus het beste is om het volledig te omarmen; concurrerend te blijven en het personeel te behouden. In feite zijn er veel voordelen van decentralisatie voor bedrijven.
Verbetering van de technologie betekent efficiëntere processen, kostenverlaging en tevreden personeel, wat leidt tot een betere gebruikerservaring voor eindklanten.
Door bijvoorbeeld Intelligent Automation te introduceren binnen IT-activiteiten, wordt het werken op afstand ondersteund. Personeel ter plaatse heeft niet langer toegang nodig tot verouderde systemen. Cloudgebaseerde softwareoplossingen verminderen ook de hoeveelheid tijd die werknemers kwijt zijn aan herhalende, handmatige taken, waardoor ze meer tijd hebben om zich te concentreren op klanttevredenheid. Iets als Robotic Process Automation (RPA) kan ook tot grote kostenbesparingen leiden. Daarom waren veel financiële instellingen de early adopters.
“Na de financiële crisis en COVID-19 blijven bedrijven streven naar meer efficiëntie en productiviteit”, legt Steve Perkins uit, hoofd global voor technologie bij Grant Thornton6.
"In dit digitale tijdperk kijken bedrijven steeds vaker naar technologie voor de antwoorden."
Aan de andere kant stelt decentralisatie werknemers in staat om meer gefocust en met een voldaan gevoel werkzaamheden uit te voeren. Ze kunnen tijdrovend en duur woon-werkverkeer van en naar het centrale kantoor vermijden en, met de juiste maatregelen, veilig toegang krijgen tot wereldwijde bedrijfssystemen. Dit leidt tot een positievere bedrijfscultuur, gebaseerd op vertrouwen en vrijheid in plaats van op de aanwezigheid op het kantoor.
Brother International Europe reageerde op dit onderwerp met een officiële verklaring: “We hebben een seismische verschuiving gezien in de manier waarop bedrijven werken als gevolg van decentralisatie. Senior stakeholders hoeven niet langer vijf dagen per week op het hoofdkantoor te zitten en fysiek een team van voren te leiden. In plaats daarvan moeten ze nu een ongelijksoortig personeelsbestand versterken door te investeren in de juiste technologie, veilige toegang op afstand en een betere balans tussen werk en privéleven."
“IT-managers lopen vaak voorop bij deze decentralisatie. Van het optimaliseren van kantoor hardware tot ervoor zorgen dat hun bedrijf investeert in de juiste Cloud Computing-services en beveiligingsmaatregelen. Vanuit operationeel oogpunt is het nu de verantwoordelijkheid van leidinggevende binnen de IT om ervoor te zorgen dat de productiviteit hoog en kosteneffectief blijft, of het personeel nu vanuit het hoofdkantoor of op afstand werkt. Dat kan een ontmoedigende taak zijn."
“Als het echter correct wordt gedaan, zien we dit als een positieve kans voor alle bedrijven. Door decentralisatie te omarmen, kunnen ze prioriteit geven aan het welzijn van het personeel door te investeren in de juiste technologie en zich aan te passen aan werkmethoden die bij hen passen.”
Wilt u meer informatie over hoe Brother u kan helpen bij de decentralisatie van uw bedrijf, neem dan contact op met onze specialisten.
- 1 - https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/05/10/why-business-leaders-should-prepare-for-the-shift-to-decentralization/?sh=5e80a4f2d601
- 2 - https://ec.europa.eu/eurostat/en/web/products-eurostat-news/-/ddn-20221108-1
- 3 - https://squaretalk.com/remote-work-statistics/
- 4 - https://www.zdnet.com/article/when-it-comes-to-tech-spending-in-2023-theres-one-top-priority/
- 5 - https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US49751022&pageType=PRINTFRIENDLY
- 6 - https://www.grantthornton.global/en/insights/growthiq/automation/
