Een organisatie die twee Subway franchise-winkels in Basingstoke runt, besloot het systeem voor het labelen en de etiketten van voedingsmiddelen te verbeteren, omdat er in het bestaande systeem knelpunten ontstonden die de klantvriendelijkheid beïnvloedde.

De verouderde printers die de winkels eerder gebruikten, in combinatie met slecht geïntegreerde voorraadrotatie software, zorgde voor een hoge tijdsdruk bij het personeel. In de praktijk namen werknemers daardoor vaak hun toevlucht tot handgeschreven labels.

Dit heeft de mogelijkheid van de restaurants om te voldoen aan zowel de voedselveiligheidsvoorschriften van de overheid als de eigen hygiënevoorschriften van Subway en het beleid voor Hazard Analysis en Critical Control Point (HACCP) in ernstig gevaar gebracht.

Een bedrijf kritisch proces

De restaurants moeten alle producten in drie verschillende stadia van het proces etiketteren. Elke winkel bedient zo'n 300 klanten per dag, dus moeten er dagelijks honderden labels worden gemaakt.

Telkens wanneer een product uit de vriezer wordt gehaald om te ontdooien, moeten er etiketten worden geprint. Wanneer het vervolgens voor consumptie geschikt is gemaakt en voorverpakt wordt, moet er wederom een label worden geplakt. Voor gekookte producten is een nog uitgebreider proces van etikettering nodig. Zo moet na het verwarmen een houdbaarheid van vier uur worden vermeld op het label.

Bijwerken van een ingewikkeld proces

De complexiteit van het bestaande labelsysteem was in de basis niet goed ontworpen, moeilijk te leren voor nieuw personeel en zeer tijdrovend, zelfs voor ervaren werknemers..

Wanneer een werknemer een nieuw label of batch van labels wilde maken, moest hij of zij een code opzoeken in een database, die vervolgens handmatig in de printer typen, samen met de initialen van de uitvoerende persoon en het aantal gewenste labels. De printer genereerde de relevante labels vervolgens op basis van een interne database.

De impact van dit tijdrovende proces op het personeel was groot, waardoor service aan klanten in het gedrang kwam. Dit werd nog verergerd door de slechte betrouwbaarheid van de printer, die vaak storingen gaf waardoor het personeel moest uitwijken naar handgeschreven labels die niet voldoen aan de hoge voedsel veiligheidsnormen van Subway.

Ik vind onze nieuwe gecombineerde Navitas en Brother-oplossing absoluut geweldig. Ik heb overal waar ik ben toegang tot database bestanden en kan deze live bijwerken. Dit heeft mij al enorm veel tijd en stress bespaard.”

Suzanne Baynes, operations manager bij Subway 'Subz for You'

Het nieuwe voorraadbeheersysteem is ontworpen door Navigtas en is gebaseerd op apps. Het heeft ervoor gezorgd dat medewerkers in de winkels nu kunnen beschikken over een gebruiksvriendelijke labeloplossing. Door op het tablet de juiste afbeelding te kiezen, kunnen de juiste labels snel en gemakkelijk worden geselecteerd.

Label kiezen en printen

Met de naadloze integratie van de Brother TD-2120N labelprinter kunnen labels nu rechtstreeks naar de printer worden gestuurd. De snelheid waarmee dit proces wordt uitgevoerd heeft de knelpunten opgelost, die zich bij de printer ontwikkelen als gevolg van het handmatig invoeren van de codes.

Het resultaat is dat er minder tijd wordt besteed aan het wachten op en gebruiken van de labelprinter, en meer tijd wordt besteed aan het bereiden van etenswaren en het bedienen van klanten.

Volledige efficiëntie

Het Cloud gebaseerde systeem bespaart ook aanzienlijk veel tijd doordat productgegevens op elk moment en op afstand vanaf elke locatie kunnen worden bijgewerkt.

Om het menu spannend te houden voor klanten, heeft Subway de neiging om elke paar maanden nieuwe producten te introduceren, en in sommige perioden zelfs nog vaker. Uiteraard moeten deze onmiddellijk aan het voorraadbeheersysteem worden toegevoegd, zodat het personeel de relevante labels kan printen en gebruiken.

In de vorige procedure werd er gewerkt met een slecht ontworpen database, die eerst volledig bijgewerkt moest worden voordat deze met een kabel op de labelprinters kon worden aangesloten. Met de cloud software is dit proces snel, gemakkelijk en gebruiksvriendelijk geworden, en kunnen alle updates met één druk op de knop bij alle winkels worden geïmplementeerd.

''We hebben het labelproces veel makkelijker gemaakt voor ons personeel, wat de kans op fouten verkleint en het gehele proces sneller heeft gemaakt''

Suzanne Baynes, operations manager bij Subway franchise winkels 'Subz for You'

Met het oude systeem kon gemakkelijk de verkeerde code worden geselecteerd, waardoor het verkeerde label werd genereerd en geprint. Vanwege dit risico moesten we veel tijd investeren in dubbele controles om er absoluut zeker van te zijn dat er geen fouten doorheen glipten. Dit had directe invloed op de efficiëntie en productiviteit, aldus Suzanne Banes, operations manager bij Subway 'Subz for You'.

Het zeer gebruikersvriendelijke karakter van het nieuwe systeem betekent ook dat het veel makkelijker is om nieuwe werknemers in te werken.

We hebben erg veel baat gehad bij het volledig elimineren van de risico's, in plaats van tijd te investeren in training en monitoring om alles in de gaten te houden. Als u potentiële menselijke fouten kunt vermijden, kunt u veel tijd besparen, wat uiteindelijk de productiviteit en klantenservice ten goede komt.

Bent u geïnteresseerd, dan beschikt Brother over meer informatie met betrekking tot oplossingen voor voorraadbeheer