Vijf zaken die je niet wist over Managed Print Service (MPS)
Voor veel bedrijven is het installeren, onderhouden en regelmatig updaten van de printers een complexe taak. Vaak zijn er binnen de organisatie weinig tot geen medewerkers beschikbaar met specialistische kennis die dergelijke zaken kunnen uitvoeren. Een van de redenen waarom een groeiend aantal bedrijven gebruik maakt van Managed Print Services (MPS), is dat ze het printerbeheer kunnen vereenvoudigen en de kosten kunnen controleren.
MPS is veel meer dan een rent-a-printer oplossing, waarbij maandelijks inkt of toner wordt geleverd. En als je denkt dat MPS alleen geschikt is voor grote bedrijven, dan heb je het mis. Kleine bedrijven binnen het MKB en ZZP’ers kunnen ook veel voordeel halen uit Managed Print Service.
Wat is ‘Managed Print Service’?
Managed Print Services zijn programma's die worden aangeboden door printerproducenten en -leveranciers, om bedrijven te ondersteunen bij het beheren van printapparatuur, inclusief scanners, faxen en kopieerapparaten.
Door een Managed Print Service precies af te stemmen op de behoeften van een organisatie, kan de efficiëntie, productiviteit en beveiliging van zakelijk printen aanzienlijk worden verbeterd.
De voordelen voor een bedrijf en de gebruikers zijn waarschijnlijk veel groter dan je wellicht kunt voorstellen. Met dat in gedachten zijn hier vijf voordelen die MPS jouw organisatie kan bieden:
1. Minder rompslomp
Er zijn maar weinig bedrijven die een dedicated printexpert in huis hebben, die alle aspecten rondom de printers kan oppakken en beheren. Dit betekent dat elke minuut die door medewerkers wordt besteed aan het afhandelen van printzaken, verloren gaat en beter besteed kan worden aan belangrijke werkzaamheden. MPS neemt alle rompslomp van het beheer van het printerpark weg.
Beveiliging op afstand, automatisch gepland onderhoud en duidelijke ‘inkt of toner op’ meldingen zorgen ervoor dat medewerkers zich volledig kunnen concentreren op hun dagelijkse werkzaamheden. Inkt- of tonercartridges worden automatisch op het juiste moment verzonden, zodat je nooit mis grijpt. Met MPS wordt het volledige beheer van de printers uit handen genomen, waardoor er minder tijd verloren gaat aan administratieve taken en IT-personeel de handen vrij heeft voor hun eigen werkzaamheden.
Mocht er een defect of storing optreden, dan zorgt telefonische support of een monteur ervoor dat de printer nooit lang stil staat.
2. Van CapEx naar OpEx
Technologie ontwikkelt zich sneller dan ooit tevoren en een bedrijf dat niet met zijn tijd meegaat kan zomaar achterop raken. Dat betekent dat als er veel wordt geïnvesteerd in de aanschaf van apparatuur, het bijhouden van snel veranderende technologische ontwikkelingen en nieuwe functionaliteiten een dure aangelegenheid kan worden.
MPS is een geweldige manier om printactiviteiten om te zetten van kapitaaluitgaven (CapEx) naar operationele uitgaven (OpEx), waarbij grote investeringen en de variabele lopende bedrijfskosten worden vervangen door voorspelbare maandelijkse kosten.
De MPS-provider zal bedrijven niet alleen de beste apparatuur aanbevelen, maar hen er ook aan herinneren wanneer het tijd is om de printers te upgraden, zodat ze altijd over de nieuwste technologieën en functionaliteiten kunnen beschikken.
3. Optimale beveiliging
Een belangrijk onderdeel bij de start van MPS is het identificeren van potentiële printbeveiligingsrisico’s. Er wordt vooraf een gepersonaliseerd beveiligingsplan gemaakt om het betreffende bedrijf te beschermen tegen mogelijke cyberaanvallen en inbreuk op privacygevoelige gegevens.
Van het beperken van functies tot het implementeren van nieuwe printprotocollen, een goede printbeveiliging kan de onzichtbare mazen in het bedrijfsnetwerk dichten. Het is belangrijk dat alle printapparatuur binnen het netwerk over een hoog beveiligingsniveau beschikt, zoals bijvoorbeeld geautoriseerd printen via een ID-kaart of pincode en versleuteling van printopdrachten op Enterprise level om gevoelige informatie tijdens de overdracht naar de printer optimaal te beschermen.
4. Minder impact op het milieu
Als organisaties hun impact op het milieu willen verminderen, helpt MPS bij het monitoren en beperken van de hoeveelheid papier, stroom en verbruiksmaterialen die worden gebruikt. Het inzamelen en recyclen van gebruikte cartridges kan worden toegevoegd als standaard onderdeel van het programma.
Naast het verminderen van afval en de implementatie van recyclingprogramma’s, kunnen geavanceerde MPS-platforms het printgebruik binnen de organisatie monitoren en beheren. Zo kunnen gebruikers of afdelingen in kaart worden gebracht waar het printen kan worden geoptimaliseerd, bijvoorbeeld door het opstellen van voorwaarden en richtlijnen voor het afdrukken van documenten.
5. Inzicht en controle
Managementgoeroe Peter Drucker zei ooit: “Je kunt niet managen wat je niet kunt meten”. Dat geldt ook voor printers.
MPS biedt bedrijven niet alleen een printinfrastructuur, maar brengt ook mogelijkheden om het printergebruik tot in detail te volgen.
Het kan verstandig zijn om met een provider in zee te gaan die een cloudplatform biedt, waarmee het printerpark constant in de gaten gehouden kan worden. Dit geeft enorm veel inzicht: van het printgedrag van individuele gebruikers en afdelingen tot automatische waarschuwingen wanneer inkt, toner of andere verbruiksartikelen op zijn en vervangen moeten worden. Via regelmatige rapportages is het mogelijk om de printinfrastructuur te optimaliseren en print gerelateerde uitgaven onder controle te krijgen.
Dit artikel geeft slechts een korte beschrijving van de voordelen die Managed Print Services kunnen bieden. Als je wil weten hoe Brother MPS jouw organisatie kan helpen, ga dan voor meer informatie naar www.brother.nl/mps. Wij geven graag advies over de printoplossing die het beste past binnen jouw organisatie, zodat je medewerkers zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken.
