Handleiding voor het opzetten van een efficiënt digitaal archief

Informatie zoals facturen, overzichten en polissen worden steeds vaker digitaal aangeboden, maar waarschijnlijk heb je nog steeds veel belangrijke papieren documenten in de kast staan. De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat de toekomst van het aanbieden van informatie niet ligt in ‘volledig papierloos’, maar in de richting gaat van ‘minder papier’. Hoe zorg je ervoor dat je overzicht creëert en controle houdt over alle belangrijke en minder belangrijke informatie en gegevens? Wij delen de beste tips om je thuis- of werkomgeving netjes en overzichtelijk te houden.

Starten en voorbereiden

• Oude papieren uitzoeken - Je bespaart veel tijd en moeite door eerst je papieren uit te zoeken en oude, onnodige documenten weg te gooien, voordat je aan het digitaliseren begint.  Wees kordaat: Heb je die onkostenoverzichten uit 1993 nog wel echt nodig?

• Kies voor minder papier - Als je je aanmeldt voor het ontvangen van digitale documenten van banken en andere bedrijven, heb je op termijn minder papierwerk dat gescand en gearchiveerd hoeft te worden. Zorg dat facturen en andere documenten worden gemaild en niet via de post naar je toe worden gestuurd.

• Planmatig archiveren – Jouw digitale archief neemt niet alleen minder ruimte in, maar kan ook qua structuur verschillen van de traditionele opzet. Kijk goed hoe je op dit moment je papieren documenten hebt gearchiveerd en denk eens na hoe je dit digitaal zou kunnen verbeteren. Misschien bewaar je momenteel papieren documenten in mappen per kalenderjaar, maar wellicht is het beter om ze digitaal per klant te archiveren.

Organiseren en beheren

• Overzichtelijke map structuur – Neem de tijd om je nieuwe digitale archiefsysteem zorgvuldig op te zetten. Je vermijdt daarmee dat je in een later stadium bestanden weer opnieuw moet sorteren en/of verplaatsen. Sla je bestanden op met consistente namen en zorg dat het duidelijk is wat er in de submappen wordt bewaard. Je zou kunnen opsplitsen per maand - bijvoorbeeld: facturen> 2019> mei - of ze onderbrengen in mappen met trefwoorden rond de werkzaamheden - bijvoorbeeld: klant> project> facturen.

• Zorg voor een veilige back-up - Gebruik een cloudservice om je digitale bestanden op te slaan, zodat je overal toegang hebt tot jouw bestanden. Daarnaast loop je niet het risico om belangrijke documenten te verliezen, omdat er een back-up van de bestanden wordt gemaakt.

• Overzichtelijk archief – Een rommelige opzet van je digitale archief kan net zo frustrerend zijn als uitpuilende mappen met papieren. Als projecten of documenten niet langer relevant zijn, zorg dan dat je de hele werkmap, inclusief submappen, overbrengt naar een archiefmap. Op deze manier blijven mappen goed toegankelijk en staan er geen onnodige documenten in die jouw archief onoverzichtelijk maken.

Maak van scannen een routine

• Automatische digitaliseren - Scan belangrijke documenten terwijl je ermee bezig bent. Maak er een gewoonte van om in je dagelijks werk documenten te digitaliseren, zodat het onderdeel wordt van jouw werkroutine.

• Papieren documenten scannen en recyclen – Zorg dat je de fysieke documenten die je gescand hebt direct weggooit, tenzij je ze absoluut nog nodig hebt. Door papier meteen in een speciale papierbak te gooien, blijft je thuiskantoor netjes opgeruimd en kunt je het direct voor recycling inleveren, waarmee je een steentje bijdraagt om de aarde leefbaar te houden.

• Bekijk en verander je aanpak - Als het papierwerk zich weer begint op te stapelen, neem dan de tijd om eens goed naar je gedrag te kijken. Breng in kaart waarom items niet meteen gescand of weggegooid konden worden en pas daarop jouw  archiefsysteem aan.

Praktische scanoverwegingen

• Aanschaf van een documentscanner - Dubbelzijdig scannen is essentieel voor het effectief digitaliseren van documenten. Een scanresolutie van 300 dpi biedt vaak voldoende kwaliteit voor gebruik in thuiskantoren, tenzij het gaat om gedetailleerde documenten of foto’s. Als je een achterstand moet inhalen of veel papieren moet scannen, biedt een documentscanner met een automatische documentinvoer een uitkomst. Je kunt dan namelijk een hele stapel pagina’s tegelijk verwerken, terwijl je ondertussen andere werkzaamheden kunt uitvoeren.

• Let op mobiliteit en ruimtebesparing - Documentscanners zijn er in vele soorten en maten. Sommige scanners zijn zeer klein en lichtgewicht uitgevoerd en daardoor gemakkelijk mee te nemen. De mobiele DS scanners van Brother zijn daarvan een goed voorbeeld en worden veel gebruikt door professionals om onderweg of op locatie documenten te scannen. Anderen documentscanners kunnen in een ladekast worden opgeborgen, waardoor het thuiskantoor overzichtelijk blijft. Zoals de compacte Brother scanners ADS-1200 en ADS-1700W, die een klein formaat combineren met veel handige functionaliteiten.

• OCR mogelijkheden - OCR-software (optische tekenherkenning) zorgt ervoor dat de woorden en tekst in uw gedigitaliseerde documenten bewerkbaar zijn. Dit is handig, omdat je op een later tijdstip in documenten kunt zoeken op trefwoorden.

Het omzetten van papieren documenten naar digitale bestanden zal in de toekomst steeds belangrijker worden. Daarnaast is het ook nog eens beter voor het milieu. Ben je geïnspireerd geraakt om eindelijk al het opgestapelde papierwerk in je eigen thuiskantoor weg te gaan werken en een efficiënt digitaal archief op te zetten? Begin dan vandaag nog en ga voor meer informatie over de scanoplossingen van Brother naar: https://www.brother.nl/scanners