Wie is verantwoordelijk voor de apparatuur voor de thuiswerkplek

Om inzicht te krijgen in de veranderingen hebben we professionals uit het MKB in heel Europa ondervraagd over hun ervaringen met werken op afstand vóór en tijdens de pandemie.

Uit onze enquête blijkt dat vóór de pandemie 58% van de respondenten volledig op kantoor werkte, terwijl 36% hybride of uitsluitend thuiswerkte. De pandemie veranderde dit percentage aanzienlijk. Slechts 21% werkte op kantoor en het aantal mensen dat fulltime thuiswerkte of een combinatie van kantoor- en thuiswerk deed verdubbelde tot 73%.

Maar deze nieuwe wereld van hybride werken bezorgt inkoopmanagers grote kopzorgen. Want de vraag rijst; wie is verantwoordelijk voor de inkoop, het beheer en het onderhoud van de apparatuur die mensen nodig hebben om hun werk doeltreffend en productief uit te voeren?

Ga voor meer informatie over business printers

Business printers

Wie is er verantwoordelijk voor het inkopen van IT apparatuur?

In de EU kaderovereenkomst inzake thuiswerken staat het volgende beschreven: werkgevers zijn verantwoordelijk voor het leveren, installeren en onderhouden van apparatuur - tenzij werknemers hun eigen apparatuur gebruiken.

Uit onze enquête bleek dat meer dan 80% van de werknemers van mening is dat hun werkgever voor een printer of scanner voor het thuiskantoor moet zorgen. In de praktijk blijkt echter dat er voor minder dan 25% van de ondervraagden ook daadwerkelijk apparatuur ter beschikking werd gesteld.

Driekwart van de thuiswerkende werknemers gaf aan dat ze een printer gebruiken die ze voor of tijdens de pandemie zelf hebben gekocht - en bijna 60% gebruikte een eigen scanner.

Bedrijven zijn dus niet consequent en afhankelijk van een willekeurige selectie van apparaten die - vaak hals over kop om bedrijfsprocessen te waarborgen - buiten de richtlijnen van het aankoopbeleid om zijn aangeschaft.
 
Ga voor meer informatie over professionele documentscanners voor bedrijven en thuiskantoren naar onze pagina:

Documentscanners

Apparatuur beheren

Wanneer werknemers de aankoop van apparatuur als uitgaven voor thuiswerk kunnen declareren, bestaat het risico dat een deel van hen een zo laag mogelijk bedrag uitgeeft aan apparaten die net goed genoeg zijn om hun werk uit te voeren. Maar er zullen ook  werknemers zijn - zowel thuis als op kantoor - die apparatuur gebruiken die via het gewone IT aankoopbeleid van de organisatie is aangeschaft.

In dit scenario kan het feit dat sommige apparatuur geschikter is voor het uitvoeren van  werkzaamheden dan andere, leiden tot een ongelijkheid in de prestaties van zowel apparaten als werknemers.

Als thuiswerkers buiten het aankoopbeleid om apparatuur aanschaffen, is het de vraag wie de bestelling van verbruiksartikelen zoals cartridges gaat bijhouden en volgens welke constructie de kosten hiervoor vergoed gaan worden. Deze gedecentraliseerde aankoop van apparatuur en verbruiksartikelen verhoogt de administratieve last binnen bedrijven, net als de kosten en risico’s die voortvloeien uit storingen of onderhoud van apparatuur.

Hoe kunnen bedrijven dit inkoopproces stroomlijnen?

Het inkoopproces voor IT apparatuur bewaken

Bedrijven moeten meer dan ooit zorgvuldig beoordelen welke apparatuur diverse afdelingen nodig hebben en nadenken over hoe ze hun aankoopbeleid inzake apparatuur inrichten, zowel voor kantoor als voor thuiswerk. Controle krijgen over alle apparatuur binnen de organisatie  wordt bijzonder moeilijk wanneer werknemers een uiteenlopende reeks aan eigen apparaten gebruiken.

Om de valkuilen die gepaard gaan met het gebruik van eigen apparatuur te vermijden, pleiten we voor een strategisch aankoopbeleid waarbij alle apparatuur op afstand kan worden geïnstalleerd, gecontroleerd en beheerd. Als de gedachte aan het op afstand implementeren en beheren van IT apparatuur beangstigend klinkt, hoeft u zich geen zorgen te maken want er zijn betrouwbare oplossingen.

Managed Print Services maken het aankopen van IT eenvoudiger

Het stroomlijnen van de aanschaf van printapparatuur voor meerdere locaties wordt een stuk eenvoudiger en kostenefficiënt met een Managed Print Service programma (MPS).

In plaats van het beheren van budgetten en middelen over meerdere locaties en diverse apparaten, zorgt MPS voor consistentie en transparantie. Elke printer in het printerpark kan ongeacht de locatie eenvoudig worden gemonitord en beheerd. Met deze infrastructuur is het tevens mogelijk om de beste ondersteuning en service te leveren, in geval van een storing of defect.

MPS vermindert ook de kosten. Dankzij geautomatiseerde bestellingen worden inkt- en tonercartridges zonder tussenkomst geleverd wanneer dit nodig is – of dit nu gaat om een apparaat op het kantoor of bij een werknemer thuis. 

Lees meer over hoe Brother Managed Print Service kan helpen bij levering, beheren, onderhouden van uw printers.

MPS oplossingen