Voorraadrotatie in food en retail: zo houd je producten vers en veilig

Een frisse kijk op voedseletikettering

Het is algemeen bekend hoe belangrijk voorraadrotatie is voor voedselveiligheid – maar heb je er al eens aan gedacht om de huidige processen te verbeteren?

In een drukke keuken die werkt met handgeschreven labels, is een foutje snel gemaakt: onduidelijke handschriften, verkeerde datums of labels die door vocht onleesbaar worden of loslaten.

En als een retailer al technologie gebruikt, vormt deze dan een meerwaarde of juist een rem op de processen?

Hoe jullie de voorraadrotatie momenteel ook aanpakken, wij helpen om de feiten op een rij te zetten – zodat je een methode vindt die écht werkt voor jouw bedrijf.

Of voedsel nu wordt gebruikt in een keuken of gepresenteerd in een winkel, voorraadrotatie zorgt ervoor dat de oudste producten als eerste worden gebruikt of verkocht. 

Producten met een korte houdbaarheidsdatum worden vooraan geplaatst, terwijl nieuwere producten achteraan komen te staan. Dit geldt voor alle soorten voedsel, maar is vooral belangrijk bij bederfelijke en risicovolle producten. In de praktijk heeft men het vaak over  FIFO-rotatie (First in, First out) of THT-datums (ten minste houdbaar tot) of TGT-datums (te gebruiken tot).

Voorraadrotatie is cruciaal binnen de retail, horeca en voedingsindustrie. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt vaak bij eigenaars, managers of chefs..

Waarom is een goede voorraadrotatie belangrijk? 

De rol van voorraadrotatie in voedselveiligheid is niet te onderschatten. Voedsel binnen de houdbaarheidsdatum gebruiken helpt voedselvergiftiging voorkomen en beschermt de volksgezondheid.

Maar er is meer: goede voorraadrotatie helpt ook voedselverspilling te beperken – iets waar zowel winkels als horecazaken mee worstelen.

Een goede voorraadrotatie:

Helpt om te voldoen aan de wetgeving
In de EU is het verboden om voedsel te verkopen of serveren na de houdbaarheidsdatum. Een fout in het rotatiesysteem kan leiden tot juridische gevolgen én reputatieschade.

Optimaliseert het voorraadbeheer
Voorkom dat bedrijven met onverkoopbare restvoorraad blijft zitten. Door oudere producten eerst te gebruiken, blijft de doorstroming op peil.

Houdt de financiën in balans
Overstock betekent onnodig kapitaalverlies, terwijl onderstock in de horeca kan leiden tot gemiste verkoopmomenten. Rotatie zorgt voor meer balans.

Zorgt voor behoud van de opgebouwde reputatie
Zelfs als een product technisch gezien nog goed is, kunnen klanten slechte kwaliteit direct merken. Bedrijven die geen verse producten leveren, worden eerder gemeden door klanten.

Overzicht van voorraadrotatiemethoden

Er is niet één perfecte methode – wat werkt, hangt af van het producttype, de houdbaarheid en hoe het opgeslagen wordt.
Hier zijn de drie belangrijkste methodes:

1. FIFO (First In, First Out)
De eerste voorraad die binnenkomt, wordt als eerste gebruikt of verkocht. Nieuwe producten worden achteraan geplaatst, zodat oudere producten naar voren schuiven.
Deze methode is ideaal voor bederfelijke goederen en wordt het meest gebruikt.

2. FEFO (First Expired, First Out)
Hier staat de houdbaarheidsdatum centraal. Producten met de kortste houdbaarheid worden het eerst gebruikt, ongeacht wanneer ze geleverd zijn.
Het vereist wat meer werk om datums regelmatig te checken, maar het is effectief voor zeer bederfelijke producten.

3. LIFO (Last In, First Out)
Wordt meestal gebruikt voor niet-bederfelijke producten. De nieuwste voorraad wordt als eerste gebruikt. Denk aan schoonmaakmiddelen, ingeblikt voedsel of servetten.
Deze methode is snel, maar niet geschikt voor bederfelijke producten.

Wat zijn best practices voor voorraadrotatie?

Een goed systeem is essentieel. Denk aan:

Regelmatige training
Zorg dat al het personeel op de hoogte is en dezelfde werkwijze volgt. Plan bijscholingen in om kennis op peil te houden.

Periodieke controles
Voer steekproeven uit om te controleren of de rotatie correct gebeurt. In keukens helpt het om labels te voorzien van initialen – zo is iedereen verantwoordelijk.

Resultaten meten
Meet het effect van je methode. Denk aan minder voedselverspilling, een betere voorraadomzet of minder verlies.

Kies de juiste methode
Welke methode je gebruikt – FIFO, FEFO of LIFO – hangt af van het soort voorraad (bederfelijk of niet). Kies een methode die past bij de werkomgeving én bij de producten die worden verkocht.

Gebruik labels die geschikt zijn voor de situatie 
Zelfs als producten al een houdbaarheidsdatum hebben, verandert die zodra ingrediënten worden gemengd of verwerkt. Dan zijn duidelijke labels of etiketten met secundaire datums essentieel.
Handgeschreven labels of zogenaamde ‘day dots’ zijn populair, maar foutgevoelig en onduidelijk. De oplossing? Labels die specifiek gemaakt zijn voor de voedingssector en eigenschappen hebben die daarom zijn afgestemd:

• Watervast en vlekvrij
• Bestand tegen hoge/lage temperaturen
• Duidelijk leesbaar
• Optioneel: verwijderbare labels die geen lijmresten achterlaten

Waarom is digitaal etiketteren veel effectiever
Met een digitaal labelsysteem bespaar je tijd en worden fouten voorkomen. De voordelen:

• Geen handgeschreven labels meer
• Centrale database met gegevens
• Labels met exacte info (datum, type, personeel)
• Altijd leesbaar en professionele uitstraling

Software zoals Brother P-Touch Editor, die gratis beschikbaar is, is ideaal voor het efficiënt ontwerpen en printen van labels. Er zijn ook betaalde of geïntegreerde oplossingen beschikbaar.

Lees meer over labeloplossingen voor voorraadbeheer

Klaar voor een georganiseerde werkplek met Brother voorraadrotatie labeloplossingen?

Wil je een betrouwbaar voorraadrotatiesysteem invoeren, dan is een specialistische labeloplossing precies wat je nodig hebt.

Brother biedt een slimme totaaloplossing voor voorraadrotatie en -beheer. Het pakket bestaat uit:

Geavanceerde desktoplabelprinter
Er is een groot assortiment labelprinters beschikbaar. De TD-2350DSA203 en de TD-2350DSAH300 zijn ideaal voor gebruik in professionele keukens. Ze beschikken over een  kleurentouchscreen en een toetsenbord waardoor het kiezen van labeltemplates zeer eenvoudig is. Bij gebruik van de optionele batterij ben je niet gebonden aan stroompunten en is de printer volledig draadloos en mobiel te gebruiken. Dankzij het robuuste ontwerp en flexibele verbindingsopties zijn deze modellen perfect afgestemd op werkomstandigheden in de voedingsindustrie.

Professionele software
Brother gebruikers krijgen toegang tot onze professionele labelontwerp-software, P-touch Editor 6. Hiermee kunnen templates direct overgezet worden naar de printer, wat een hoop tijd bespaart, fouten vermindert en zorgt voor meer consistentie. Deze sjablonen zijn afgestemd op belangrijke toepassingen binnen food, horeca en delicatessen, zoals het vermelden van houdbaarheidsdata, ingrediënten, allergene informatie en prijs- en kortinglabels.

Brother-printers zijn ook compatibel met software van derden, waardoor je een zeer flexibele oplossing in handen hebt die aansluit op de specifieke operationele behoeften.

Beschikbare labels
Er is keuze uit diverse labels, waaronder gespecialiseerde labels voor de voedselindustrie:

• Grote voedsellabels – ideaal als visueel hulpmiddel voor voorraadrotatie
• Compacte voedsellabels – voor het vermelden van alle essentiële informatie volgens de HACCP-richtlijnen
• Aangepaste voedsellabels – stel zelf een label samen dat perfect aansluit op de werksituatie en behoeften

Bekijk hier het volledige assortiment van thermische Brother labels.

Lees meer over labeloplossingen voor food, horeca en hospitality

Contact met onze experts

Ben je er klaar voor om de voorraadbeheer te upgraden? Of wil je advies over een oplossing om de voorraadrotatie efficiënter te laten verlopen? Vul ons contactformulier in, en onze experts staan voor je klaar.

Contact