De prijs van een vergeten printopdracht
Het verborgen risico: Wat gebeurt er als geprinte documenten onbeheerd worden achtergelaten?
Servers bieden opslag met toegangscontrole. Computers, laptops en tablets kunnen - en moeten - worden beveiligd met wachtwoorden. Individuele bestanden of databases kunnen zelfs worden beveiligd met extra opties.
Toch wordt de beveiliging van print- en scantaken vaak over het hoofd gezien. Vertrouwelijke documenten kunnen zich bevinden in streng beveiligde systemen. Maar als een gebruiker een papieren kopie wil, kun je dan garanderen dat deze naar een printer wordt gestuurd die net zo veilig is als de rest van je IT-netwerk? Kunnen ze onderschept worden? Als dat gebeurt, kunnen de gevolgen variëren van gênant tot ronduit catastrofaal.
De gevolgen van onbeveiligde geprinte documenten
Uit onderzoek van IDC blijkt dat onbeveiligd of onbeheerd achtergelaten afgedrukte documenten de grootste categorie vormen van beveiligingsincidenten met printers.
De gevolgen kunnen ernstig zijn. Het lekken van HR- of salarisinformatie is niet alleen gênant - het kan ook een schending betekenen van persoonsgegevens, wat kan leiden tot handhavingsmaatregelen onder wetgeving zoals de AVG in Europa.
Als bedrijfsstrategie of intellectueel eigendom wordt blootgesteld, kan dat de marktpositie van je onderneming ondermijnen en relaties met partners schaden. Je kunt zelfs de controle over je intellectuele eigendom verliezen en juridische stappen van aandeelhouders riskeren.
Geen wonder dat, volgens onderzoek van IBM, de gemiddelde kosten van een ‘fysieke beveiligingsschending’ -waaronder onbeheerde documenten vallen- kunnen oplopen tot wel $4,19 miljoen. [Bron: IBM Cost of a Data Breach 2024]
Gelukkig zijn er tal van manieren om te voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.
Lees daarom onze zes stappen voor het verbeteren van de beveiliging van de print- en scanomgeving:
Zes manieren om je print- en scanbeveiliging te verbeteren
1. Log printactiviteiten
De eerste stap naar veilig printen is het in kaart brengen van mogelijke risico’s. Dit begint bij weten wie wat en wanneer print of scant. Een printbeheertool helpt hierbij.
Soms is een eenvoudig dashboard al genoeg om het gebruik en de kosten te monitoren. Hiermee kun je rapporten genereren en heb je een controletraject - cruciaal bij een beveiligingsincident om snel te achterhalen om welke gegevens het gaat.
2. Geautoriseerde gebruikers
Wie heeft er niet ooit een document geprint om het vervolgens te vergeten op te halen? Maar als het document gevoelige informatie bevat, kan het gemakkelijk door de verkeerde persoon worden meegenomen.
Je kunt dit risico verkleinen door medewerkers een pincode of een NFC-kaart te laten gebruiken om het apparaat te ontgrendelen. Dit beperkt niet alleen de kans op gegevensverlies, maar vermindert ook verspilling van printopdrachten die niemand ophaalt. Dit is zeker belangrijk voor afdelingen zoals HR, juridisch en financiën.
3. Beperk toegang tot printers
Afdelingen die regelmatig met gevoelige informatie werken, moeten extra printbeveiliging toepassen.
Sommige printers kunnen alle functies vergrendelen totdat een geautoriseerde gebruiker inlogt - of individuele restricties opleggen per gebruiker. Je kunt ook een tijdslimiet instellen voor het ophalen van documenten, waarna de printer de data wist.
Sommige apparaten kunnen ook werken met Microsoft Active Directory of een LDAP-server om gebruikersbeheer te regelen.
4. Beveilig scans
Beveiligingsmaatregelen moeten niet stoppen bij afgedrukte documenten. Je kunt scans beschermen met een pincode, bijvoorbeeld via Brother’s Secure PDF-functie. Automatiseringsoplossingen kunnen de beveiliging verder verbeteren met functies zoals automatisch opslaan van gevoelige gegevens in een beveiligde netwerkmap.
Gebruik ook Secure File Transfer Protocol (SFTP) om je gescande documenten veilig te verzenden. Zo blijft de informatie beschermd, zelfs als ze onderschept worden.
5. Train medewerkers
Veel datalekken worden per ongeluk veroorzaakt. Daarom is het cruciaal dat organisaties hun medewerkers bewust maken van het belang van gegevensbeveiliging en hen leren kwaadaardige dreigingen te herkennen.
6. Betrek de directie
Vanwege de impact van cyberaanvallen en de eisen van de AVG, moet print- en scanbeveiliging niet alleen een IT-aangelegenheid zijn. Betrek CIO’s en directie en zorg dat het een strategisch thema wordt op bestuursniveau.
Veiligheid vraagt aandacht voor mensen, processen én technologie. Je kunt al veel zelf doen, maar externe expertise kan een groot verschil maken. Zorg dat iedereen zijn verantwoordelijkheid kent – tot in de bestuurskamer.
Neem vandaag nog controle over je print- en scanbeveiliging
Het risico van onbeveiligde afgedrukte documenten is groter dan je denkt. Tijd voor actie om gevoelige data te beschermen en kostbare datalekken te vermijden. Onderzoek de interne printerbeveiliging en bekijk Brother’s oplossingen of neem contact op met een van onze beveiligingsexperts.
Wil je meer weten over waarom printerbeveiliging belangrijk is?
Kijk onze korte video en ontdek wat er gebeurt wanneer printbeveiliging tekortschiet en waarom de juiste technologie het verschil maakt.
